Mitgliederverwaltung, die mit Ihrer Beratung zusammenarbeitet.
Von Stammdaten und Mitgliederakte über Beiträge, Rechnungen und Zahlungen bis zum digitalen Mitgliedereintritt und zur Selbstverwaltung im Mitgliederportal: durchgängig digital, auf derselben Plattform wie Ihre Fallbearbeitung.
Drei Momente, in denen es zählt.
Mitgliederverwaltung ist kein Selbstzweck. Sie entscheidet, wie leicht es Ihre Mitglieder haben, und wie viel Zeit Ihrer Geschäftsstelle für die eigentliche Arbeit bleibt.
„Ich bin umgezogen. Muss ich dafür jetzt extra anrufen?“
Kein Anruf, kein Formular, keine Doppelerfassung.
„Ich brauche Rat, am liebsten sofort. Kann ich online beitreten?“
Vom ersten Klick bis zur aktiven Mitgliedschaft ohne Papier.
„Wer hat bezahlt, wer nicht, und wer bekommt eine Erinnerung?“
Der Zahlungsstatus ist je Mitglied und im ganzen Bestand sichtbar.
Ein Mitglied, ein Weg, ein System.
Vom Eintritt bis zur laufenden Betreuung bleibt alles in einer Akte. Ein Klick auf eine Station öffnet die Leistungen dazu.
- 01EintrittOnline beitreten, Beitragsmodell und Zahlungsart wählenLeistungen ansehen →
- 02MitgliederakteStammdaten, Dokumente, Mietobjekte, HistorieLeistungen ansehen →
- 03Beiträge und ZahlungenRechnungen, SEPA, offene Posten, MahnläufeLeistungen ansehen →
- 04My AccountMitglieder pflegen ihre Daten selbstLeistungen ansehen →
- 05KommunikationBestätigungen und Benachrichtigungen, automatischLeistungen ansehen →
Sechs Bereiche, 60 Leistungen.
Wählen Sie einen Bereich, um alle enthaltenen Leistungen zu sehen.
Mitglieder und Stammdaten
Alle Informationen zu einem Mitglied liegen an einem Ort: Stammdaten, Status, Dokumente, Mietobjekte und die komplette Historie.
- Zentrale Verwaltung sämtlicher Mitgliederstammdaten
- Digitale Mitgliederakte
- Kontaktdaten, Mitgliedsstatus und weitere Mitgliedsinformationen
- Individuelle Datenfelder und Mitgliedermerkmale
- Leistungs- und Beitragsinformationen
- Suche, Filterung und strukturierte Mitgliederübersichten
- Dokumentenablage mit Zuordnung zum Mitglied
- Übersicht über mitgliederbezogene Vorgänge und Historie
- Verwaltung von Mietobjekten mit Zuordnung zum Mitglied
- Benutzer-, Rollen- und Berechtigungsverwaltung
- Datenimport und -export
- Verknüpfung mit weiteren DIMA-Modulen und Prozessen
Beiträge, Payment und Rechnungswesen
Wiederkehrende Beiträge und einmalige Zahlungen laufen im selben System, jede Rechnung und jeder Zahlungseingang ist dem Mitglied zugeordnet.
- Unterschiedliche Mitgliedschafts- und Beitragsmodelle
- Wiederkehrende Zahlungen und Abonnements
- Einmalzahlungen (One-Time Payments)
- Erstellung und Verwaltung von Rechnungen
- Zuordnung von Rechnungen und Forderungen zum Mitglied
- Verwaltung und Übersicht offener Posten
- Übersicht über Zahlungseingänge und Zahlungsstatus
- Abbildung unterschiedlicher Zahlungsarten
- Anbindung von Payment-Dienstleistern und Zahlungsprozessen
- SEPA-basierte Zahlungsprozesse
- Mahnläufe für offene Forderungen
- Nachvollziehbare Zahlungs- und Rechnungshistorie je Mitglied
Digitaler Mitgliedereintritt
Der Aufnahmeprozess läuft vollständig digital, vom ersten Formularfeld bis zur Übergabe in die laufende Verwaltung.
- 1Vollständig digitaler Aufnahmeprozess für neue Mitglieder
- 2Erfassung der erforderlichen Stamm- und Kontaktdaten
- 3Erfassung relevanter Mitgliedschaftsdaten
- 4Auswahl des Mitgliedschafts- bzw. Beitragsmodells
- 5Erfassung und Einrichtung der gewünschten Zahlungsart
- 6Einrichtung wiederkehrender Beitragszahlungen
- 7Abwicklung gegebenenfalls erforderlicher Einmalzahlungen
- 8Automatische Anlage des Mitglieds in der Mitgliederverwaltung
- 9Digitale Bestätigung des Mitgliedereintritts
- 10Automatische Übergabe in die laufende Mitgliederverwaltung
My Account, das Mitgliederportal
Mitglieder erhalten einen persönlichen, geschützten Zugang zu ihren Daten und können wesentliche Informationen selbstständig einsehen und pflegen.
- Einsicht und selbstständige Pflege der eigenen Stammdaten
- Änderung von Kontakt-, Adress- und Kommunikationsdaten
- Einsicht in Mitgliedschaft und hinterlegte Mitgliedsdaten
- Einsicht in Rechnungen
- Übersicht über geleistete und offene Zahlungen
- Einsicht in SEPA- und Zahlungsinformationen
- Zugriff auf persönliche Dokumente und Schreiben
- Einsicht in vom Verein bereitgestellte Dokumente
- Upload eigener Dokumente
- Anlage und Verwaltung eigener Mietobjekte bzw. Wohnungen
- Pflege objektbezogener Stammdaten
- Zuordnung von Informationen und Dokumenten zu Mietobjekten
- Zentrale Übersicht über Mitgliedschaft, Stammdaten, Rechnungen, Zahlungen, Dokumente und Mietobjekte
Kommunikation und Automatisierung
Kommunikation mit dem Mitglied findet dort statt, wo auch seine Daten liegen, und Routinevorgänge laufen automatisch.
- Mitgliederbezogene Kommunikation in der zentralen Mitgliederakte
- Dokumentation relevanter Kommunikationsvorgänge
- Automatisierte Bestätigungen und Benachrichtigungen
- Unterstützung automatisierter Zahlungs- und Mahnprozesse
- Sammel-E-Mails an definierte Mitgliedergruppenab Q1 2027
- Erweiterte automatisierte Kommunikationsprozesseab Q1 2027
Plattform, Betrieb und Support
Die Mitgliederverwaltung ist Teil der DIMA-Plattform. Hosting, Wartung, Updates und Sicherheit liegen bei uns.
- Bereitstellung als cloudbasierte DIMA-Anwendung
- Integration mit weiteren DIMA-Modulen
- Hosting und technischer Betrieb
- Wartung und laufende technische Updates
- Benutzer-, Rollen- und Rechtekonzept
- Datensicherung und technische Sicherheitsmaßnahmen
- Support im laufenden Betrieb
Keine Insel: Mitgliedschaft und Beratung greifen ineinander.
Die meisten Organisationen führen Mitglieder in einem System und Fälle in einem anderen. In DIMA ist beides eine Plattform, mit einem Login, einer Akte und einem Rechtekonzept.
Beratung und Fallaufnahme
Mitgliedsstatus sowie Leistungs- und Beitragsinformationen stehen dort bereit, wo Anliegen aufgenommen und bearbeitet werden.
Digitale Mitgliederakte
Stammdaten und mitgliederbezogene Vorgänge in einer Akte, statt in zwei getrennten Systemen.
My Account
Ein geschützter Bereich für alles: Mitgliedschaft, Rechnungen, Dokumente, Mietobjekte und Anliegen.
Online-Services
Einmalzahlungen und Services für Mitglieder laufen über dieselben Zahlungsprozesse.
Rollen und Rechte
Ein Benutzer-, Rollen- und Rechtekonzept für die ganze Plattform.
Schnittstellen
Import, Export und Anbindung an vorhandene Systeme, soweit vereinbart.
In fünf Phasen vom Altbestand zum Go-Live.
Die Einführung ist ein begleitetes Projekt, kein Selbstversuch. Unser Team richtet ein, migriert, testet und schult, Sie nehmen ab.
Konzept und Einrichtung
Wir richten Ihre Organisation ein und legen gemeinsam fest, welche Daten und Strukturen Sie brauchen.
- Initiale Einrichtung und Konfiguration der Organisation
- Abstimmung der benötigten Mitgliederdaten und Datenstrukturen
- Einrichtung individueller Datenfelder und Mitgliedschaftsmodelle
Daten und Migration
Ihre Bestandsdaten werden analysiert, aufbereitet und übernommen.
- Analyse der vorhandenen Bestandsdaten
- Datenmapping und Aufbereitung für die Migration
- Migration vorhandener Mitgliederstammdaten
- Übernahme vorhandener Beitrags-, Rechnungs- und Zahlungsinformationen, soweit vereinbart und technisch möglich
Beiträge, Payment, Schnittstellen
Beitragslogik und Zahlungswege werden so eingerichtet, wie Ihre Organisation arbeitet.
- Einrichtung der Beitrags- und Zahlungsmodelle
- Konfiguration von Payment- und SEPA-Prozessen
- Einrichtung erforderlicher Schnittstellen sowie Import- und Exportprozesse
Rollen, Eintritt, My Account
Wer darf was, wie treten neue Mitglieder ein, was sehen Mitglieder im Portal.
- Konfiguration von Benutzerrollen und Berechtigungen
- Konfiguration des digitalen Mitgliedereintritts
- Einrichtung und Konfiguration von My Account
Test, Abnahme, Go-Live
Bevor es losgeht, wird geprüft, abgenommen und geschult. Den Start begleiten wir.
- Tests, Datenvalidierung und Qualitätssicherung
- Gemeinsame Abnahme
- Einweisung der Administratoren und Mitarbeitenden
- Begleitung des Go-Live
Umfang und Zeitplan der Einführung richten sich nach Ihrer Ausgangslage, vor allem nach Ihren Bestandsdaten.Sprechen Sie mit uns über Ihr Projekt.
DIMA im Vergleich zu klassischer Vereinssoftware.
Programme wie ClubDesk, WISO MeinVerein oder easyVerein sind gute Werkzeuge für das Vereinsleben. DIMA löst eine andere Aufgabe. Eine ehrliche Einordnung, wann was passt.
Passt, wenn der Verein im Mittelpunkt steht.
ClubDesk, WISO MeinVerein oder easyVerein sind für das Vereinsleben gebaut: Mitgliederliste, Beitragseinzug, Buchhaltung, Termine, Website. Schnell selbst eingerichtet, ideal für ehrenamtlich geführte Vereine.
- Sport-, Kultur- und Fördervereine
- Buchhaltung und Spendenbescheinigungen im selben Tool
- Start ohne Einführungsprojekt
Passt, wenn die Beratung im Mittelpunkt steht.
Für Organisationen, deren Mitglieder eine Leistung in Anspruch nehmen: Mietervereine, Verbände, beratende Vereine. Mitgliedschaft, Beitrag und Beratung greifen ineinander, statt in getrennten Systemen zu liegen.
- Mitgliedsstatus und Beitrag direkt in der Beratung sichtbar
- Mietobjekte, Dokumente und Vorgänge in einer Akte
- Begleitete Einführung mit Datenmigration
| Kriterium | DIMA Mitgliederverwaltung | Klassische Vereinssoftwarez. B. ClubDesk, WISO MeinVerein, easyVerein |
|---|---|---|
| Mitgliederstammdaten mit individuellen Feldern | Ja | Ja |
| Beitragsmodelle, Rechnungen, SEPA, Mahnläufe | Ja | Ja |
| Online-Mitgliedsantrag | Ja, inkl. Beitragsmodell, Zahlungsart und Einmalzahlung | Teilweise: Antragsformular ja, Anlage teils erst nach manueller Prüfung, Zahlung beim Eintritt je nach Anbieter |
| Mitgliederportal zur Selbstverwaltung | Ja, inkl. Rechnungen, Dokumenten-Upload und Mietobjekten | Teilweise: Ja, Umfang je nach Anbieter |
| Mietobjekte und Wohnungen je Mitglied | Ja | Nein: Nicht vorgesehen |
| Verbindung zu Beratung und Fallbearbeitung | Ja, eine Plattform mit der DIMA-Fallakte | Nein: Nicht vorgesehen |
| Leistungs- und Beitragsstatus in der Beratung sichtbar | Ja | Nein: Nicht vorgesehen, da ohne Fallbearbeitung |
| Vereinsbuchhaltung (EÜR, Spendenbescheinigungen) | Teilweise: Nicht Teil des Moduls, Übergabe per Export oder Schnittstelle | Ja, meist integriert |
| Vereins-Website, Veranstaltungen, Inventar | Nein: Nicht Teil des Moduls | Ja, je nach Anbieter |
| Einführung | Begleitetes Projekt mit Migration, Abnahme und Schulung | Selbsteinrichtung, Import per Vorlage |
| Typischer Einsatz | Beratende Organisationen mit hauptamtlicher Geschäftsstelle | Ehrenamtlich geführte Vereine jeder Art |
Einordnung nach Kategorie-Charakteristik auf Basis öffentlicher Herstellerangaben, Stand 2026, nicht nach Einzelprodukt. Der Funktionsumfang einzelner Anbieter kann abweichen und entwickelt sich laufend weiter. Genannte Produktnamen sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber.DIMA im Vergleich mit Legal-Tech und KI-Tools →
Häufige Fragen zur Mitgliederverwaltung
Für welche Organisationen ist die DIMA Mitgliederverwaltung gedacht?
Können wir unsere bestehenden Mitgliederdaten übernehmen?
Ersetzt die Mitgliederverwaltung unsere Finanzbuchhaltung?
Welche Zahlungsarten werden unterstützt?
Wie läuft die Einführung ab, und wie lange dauert sie?
Lässt sich die Mitgliederverwaltung mit anderen DIMA-Modulen kombinieren?
Wo liegen die Daten unserer Mitglieder?
Was kostet die DIMA Mitgliederverwaltung?
Sehen Sie die Mitgliederverwaltung mit Ihren Anforderungen.
In der Live-Demo zeigen wir Mitgliederakte, Beitragslauf, digitalen Eintritt und My Account, und besprechen Ihre Datenübernahme.
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