Neu in DIMA: Dokumentenmanagement mit automatischer Vervollständigung
12. Mai 2026 · 4 Min. Lesezeit
- ▪Der KI Case Agent prüft jede Akte auf Vollständigkeit und erkennt fehlende Unterlagen.
- ▪Fehlt etwas, formuliert DIMA die passende Nachricht an die Fallbeteiligten und holt das Dokument ein.
- ▪Eingehende Dokumente werden automatisch der richtigen Akte und Kategorie zugeordnet.
- ▪Das Ergebnis sind vollständige Akten, ohne manuelles Nachhaken.
Unvollständige Akten sind einer der größten stillen Zeitfresser in der Beratung. Ein fehlender Beleg, eine nicht beantwortete Rückfrage, ein Dokument, das im Posteingang liegen geblieben ist: Jede Lücke kostet Nachfassen, Telefonate und Wartezeit. Das neue Dokumentenmanagement in DIMA setzt genau hier an.
Was neu ist
Im Zentrum steht der KI Case Agent. Er behandelt eine Akte nicht als Sammlung von Dateien, sondern als Fall mit einer bekannten Struktur. Daraus weiß er, welche Unterlagen ein vollständiger Fall braucht, und erkennt sofort, was noch fehlt.
Wie es funktioniert
- Vollständigkeitsprüfung: Der Case Agent gleicht die vorhandenen Dokumente mit der Fallstruktur ab und markiert Lücken.
- Automatische Anforderung: Fehlt eine Unterlage, formuliert DIMA eine verständliche Nachricht an den passenden Fallbeteiligten.
- Intelligente Zuordnung: Eingehende Dokumente landen automatisch in der richtigen Akte und an der richtigen Stelle.
- Statusüberblick: Der Berater sieht auf einen Blick, welche Akten vollständig sind und welche noch auf etwas warten.
Mensch behält die Hand drauf: Jede automatisch erstellte Nachricht kann vor dem Versand geprüft werden. DIMA bereitet vor, der Berater entscheidet.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Mitglied reicht eine Betriebskostenabrechnung ein, aber die Belege fehlen. Der Case Agent erkennt die Lücke, formuliert die Bitte um die fehlenden Belege und schickt sie nach Freigabe an das Mitglied. Sobald die Belege eingehen, ordnet DIMA sie automatisch der Akte zu und meldet, dass der Fall nun vollständig ist.
Fazit
Vollständige Akten sind die Voraussetzung für gute Beratung. Wenn das System fehlende Unterlagen selbst erkennt und einholt, bleibt mehr Zeit für die eigentliche Arbeit am Fall. Wie ein konkreter Fall davon profitiert, zeigt der Beitrag zum Betriebskosten-Flow.
Quellen
CODIAC (2026). DIMA: KI Case Agent und Dokumentenmanagement, Produktfunktionen. Die beschriebenen Funktionen und Effekte sind Erfahrungswerte aus dem DIMA-Einsatz.
Häufige Fragen
Schreibt DIMA Fallbeteiligte ohne Kontrolle an?
Wie erkennt der Case Agent, was fehlt?
Funktioniert die Zuordnung auch bei eingescannten Dokumenten?
Luca Stosch verantwortet als Head of Development die technologische Plattform von CODIAC und damit das Fundament ihrer Skalierbarkeit.
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